为了进一步加强远程教育处档案建设，规范档案管理，充分发挥教务处档案资源在学校教学和管理中的作用，特制定本规范。
一、档案建设的基本原则
齐全完整、真实可靠，分类科学，建档规范，便于利用。
二、档案收集的范围、内容、要求和责任
1、范围：教务处职能范围内所开展的各项工作发生的各种文献和资料。
2、内容：各种纸质文本、电子文本、音像资料、会议记录等。
3、要求：资料收集齐全完整，真实可靠；整理归档及时。
4、责任：按照工作性质和职责划分，所有人员对所承担或所分管工作的档案资料收集和建档工作负责。
三、档案立卷分类规范
1、档案分类与编号
教务处档案依工作性质和工作内容，实行分类建档，统一编号。具体档案分类及编号规则如下：
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档案类别 |
序号 |
归档内容 | |
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教学计划管理（JWC11） |
01 |
历年教学计划及相关材料 | |
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教学运行过程管理 （JWC12） |
01 |
各学期教学任务书及课程表 | |
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02 |
各学期期中教学检查有关材料 | ||
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03 |
各学期教学计划与课表变更的有关材料 | ||
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04 |
各学期教师外聘与教学工作量的有关材料 | ||
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05 |
各学期教学工作例会相关材料 | ||
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06 |
各学期听课记录 | ||
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07 |
历年教学校历 | ||
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08 |
始业教育材料 | ||
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09 |
班级管理工作手册（QQ群、短信等） | ||
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考试管理 （JWC13） |
01 |
各学期学生考试相关材料 | |
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02 |
历次组织学生大学英语四、六级考试及网络统考相关材料 | ||
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毕业论文（设计） （JWC14） |
01 |
毕业论文（设计）管理文件、规定等相关材料 | |
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02 |
毕业论文（设计）选题等有关材料 | ||
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03 |
毕业论文（设计）答辩安排等有关材料 | ||
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04 |
毕业论文（设计）成绩评定表 | ||
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教材管理 （JWC15） |
01 |
教材管理文件、规定等有关材料 | |
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02 |
教材征订与发行等有关材料 | ||
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学业成绩管理 （JWC16） |
01 |
历届学生成绩汇总册（含电子文本）及相关分析 | |
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02 |
历次全国网考成绩表、学位英语成绩表及相关分析 | ||
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学籍管理 （JWC17） |
01 |
学生名册 | |
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02 |
各学期学生转学材料 | ||
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03 |
各学期学生转专业材料 | ||
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04 |
各学期学籍异动材料 | ||
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教学管理文件 （JWC18） |
01 |
合作高校文件及通知 | |
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02 |
学院内部文件及通知 | ||
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03 |
工作计划与工作总结材料 | ||
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04 |
每月工作安排及执行情况 | ||
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